Teknik serviste iş emri, cihaz tezgâha geldiği anda açılan ve teslim edilip ödemesi alınana kadar kapanmayan tek kayıttır. İyi yönetilen bir iş emri her an üç soruya cevap verir: cihaz şu anda hangi aşamada, kimin elinde ve ne zaman hazır olacak? Bunun için iş emrinin kabulde eksiksiz açılması, tanımlı aşamalardan sırayla geçmesi, her adımın tarihiyle kayda yazılması ve teslimde parayla birlikte kapanması gerekir. Bu yazıda bir iş emrini kabulden teslime adım adım nasıl yöneteceğinizi anlatıyoruz.
Hangi programın bu akışa uygun olduğunu değerlendirmek istiyorsanız Teknik Servis Takip Programı Nasıl Seçilir? yazımızda seçim kriterlerini ayrıca ele aldık.
1. Kabul: iş emrini eksiksiz açın
İş emrinin kalitesi kabulde belirlenir. Tezgâhta birkaç dakika fazladan harcamak, teslimde çıkacak tartışmaların çoğunu önler.
- Müşteri ve iletişim: Ad ve telefon doğru alınmalı; müşteriye haber vermenin tek yolu budur.
- Cihaz bilgisi: Marka, model ve seri numarası ya da IMEI. Cihaz daha önce geldiyse yeni kayıt açmak yerine eski geçmişe bağlayın.
- Şikâyet: Müşterinin kendi cümlesiyle yazın. "Açılmıyor" ile "şarj olmuyor" farklı işlerdir.
- Fiziksel durum: Çizik, kırık, eksik vida gibi görünen her şeyi not edin.
- Gelen aksesuarlar: Şarj aleti, kılıf, çanta, hafıza kartı. Teslimde "çantam vardı" tartışması buradan çözülür.
- Garanti durumu: Cihaz garanti kapsamındaysa kabulde işaretleyin; ücretlendirme baştan buna göre yürür.
Kabulden sonra müşteriye takip numarasının yazdığı bir teslim alma formu verin, cihazın üstüne de aynı numarayı taşıyan bir etiket yapıştırın. Tezgâhta birbirine benzeyen cihazların karışmasının en kolay önlemi budur.
2. İnceleme ve ön tespit
Cihaz teknisyene geçtiğinde iş emrinin durumu "inceleniyor" olur. Bu aşamada:
- İşi kimin aldığını iş emrine yazın. Sorumlusu belli olmayan iş, rafta bekler.
- Bir termin tarihi verin. Termin, hem teknisyen hem ön büro için ortak hedeftir; geçtiğinde fark edilmelidir.
- Arızanın tespitini ve önerilen çözümü kısa ve açık yazın. Bu not, teklifin ve müşteriye yapılacak açıklamanın temelidir.
Teknisyenin kendine aldığı notlar ile müşteriye gösterilecek bilgiyi ayırın. "Cihaz sıvı temas etmiş" müşteriye söylenmesi gereken bir bilgidir; bir teknisyenin diğerine bıraktığı iç not ise değildir.
3. Teklif ve müşteri onayı
Garanti dışı işlerde onarıma başlamadan önce müşterinin onayını almak hem müşteri ilişkisini hem kasayı korur.
- Parça ve işçiliği ayrı satırlarda gösteren bir onarım teklifi hazırlayın.
- Teklifin müşteriye ulaştığından emin olun; teklif hazırlandığında müşteriye otomatik bildirim gitmesi aramaları azaltır.
- Müşteri onaylayınca iş emri onarıma geçer; reddederse cihazın onarılmadan teslim edileceği kayda yazılır.
- Onay bekleyen işleri ayrı izleyin. Müşteri dönmediği için rafta haftalarca bekleyen cihazlar çoğu atölyenin gizli sorunudur.
4. Parça bekleme, onarım ve test
Onarım aşamasında iş emri genellikle birkaç ara durumdan geçer:
- Parça bekliyor: Parça siparişi verildiyse durumu güncelleyin ve termini gerekirse yenileyin. Müşteri bu durumu gördüğünde cihazının unutulmadığını bilir.
- Tamirde: Takılan her parçayı ve harcanan işçiliği iş emrine ayrı satır olarak ekleyin. Parça iş emrine eklendiğinde stoktan da düşmelidir; aksi halde sayımda fark çıkar.
- Test ediliyor: Onarım bitince cihazı şikâyet edilen arızanın yanında temel işlevleri açısından da deneyin. Kabulde not ettiğiniz fiziksel durumla karşılaştırın.
Onarım mümkün değilse iş emrini "onarılamaz" olarak kapatın ve nedenini yazın. Bu kayıt, aynı cihaz tekrar geldiğinde neyin denendiğini gösterir.
5. Teslime hazır, teslim ve tahsilat
Cihaz hazır olduğunda müşteriye haber verin ve teslimi düzenli yapın:
- Teslimde kabulde not edilen aksesuarların hepsini birlikte verin.
- Müşteriye bir teslim formu imzalatın.
- Ödemeyi alın ve kasaya işleyin; ödeme eksik kaldıysa kalan bakiyeyi müşterinin carisine yazın.
- Fatura kesilecekse aynı iş emrinden kesin, böylece aynı iş iki kez borçlandırılmaz.
- Yanlış girilen bir tahsilatı silmeyin; ters kayıtla düzeltin.
Teslim edilen iş emri kapanır ama silinmez. Cihaz garanti içinde ya da başka bir arızayla geri geldiğinde, önceki iş emrindeki parça ve işçilik bilgisi ilk bakılacak yerdir.
Gün sonu ve haftalık kontrol
Bir iş emri düzeninin işleyip işlemediğini birkaç soruyla anlayabilirsiniz:
- Termini geçmiş kaç iş var ve hangi aşamada bekliyorlar?
- Onay bekleyen ve parça bekleyen işler kimde, ne zamandır bekliyor?
- Teslime hazır olduğu hâlde alınmamış cihazlar için müşteriye tekrar haber verildi mi?
- Gün içindeki tahsilatlar kasayla uyuşuyor mu?
Sık yapılan hatalar
- Kabulü aceleye getirmek: Aksesuar ve fiziksel durum yazılmazsa teslimde söz söze kalır.
- Durumu güncellememek: Cihaz tamir edildiği hâlde iş emri "inceleniyor"da kalırsa müşteri yanlış bilgi alır.
- Teklifsiz onarım: Onaysız yapılan işin ücreti teslimde tartışma yaratır.
- Parçayı iş emrine yazmamak: Hem stok hem iş emrinin maliyeti eksik kalır.
Sık sorulan sorular
Termin tarihi kabulde mi verilmeli? İlk tahmin kabulde verilebilir; inceleme sonrası kesinleştirilmesi ve gerekirse müşteriye haber verilerek güncellenmesi daha sağlıklıdır.
Garanti kapsamındaki işler için iş emri açılır mı? Açılmalıdır. Ücret alınmasa da cihazın geçmişi, takılan parça ve harcanan işçilik kayda geçer.
Müşteri teklifi onaylamazsa ne olur? Onarım yapılmadan teslim edileceği kayda yazılır, cihaz teslime hazırlanır. İnceleme ücreti alıyorsanız bunu kabulde müşteriye söyleyin.
Servis Takip ile
Servis Takip'te iş emri kabulde şikâyet, ön tespit, fiziksel durum ve gelen aksesuarla açılır; seri numarası ya da IMEI ile cihaz kartına bağlanır. Kabulden teslime 11 durumlu akışta her geçiş kayda satır bırakır, termin tarihi ve geciken iş uyarısı vardır. Teklifi hazırlayıp müşteri onaylayınca faturaya çevirirsiniz; iş emrine eklenen parça stoktan düşer. Müşteri takip numarası ve telefonuyla cihazını kendisi sorgular, kabulde ve seçtiğiniz durumlarda kendi SMS hesabınızdan bildirim gider. Teslimde ödeme kasaya, kalan bakiye cariye yazılır. Ayrıntılar özellikler sayfasında, paket fiyatlandırma sayfasında; 14 gün ücretsiz deneyerek kendi atölyenizde görebilirsiniz.